Planos de TI na era da disrupção digital
Para suportar de forma eficaz as estratégias de negócio necessárias, já influenciadas pelo digital, os CIO precisam de novas abordagens mais flexíveis e revistas com maior frequência.
O papel do departamento de TI no desenvolvimento e execução da estratégia de negócios cresceu significativamente na era da transformação digital. Mas, à medida que o ritmo de mudança no negócio e na tecnologia acelera, algumas das abordagens anteriores, estáticas, rígidas e desagregadas para o planejamento estratégico de TI não manter a organização a par da evolução.
Isso não quer dizer que os CIO devem ignorar o planejamento estratégico de TI, pelo contrário. Desenvolver e executar um plano de TI alinhado com as operações de negócio é mais importante do que nunca.
"Dada a crescente importância da tecnologia em todas as operações, o departamentos de tecnologia precisam de conhecer direções e prioridades estratégicas claras, estão intimamente ligadas à estratégia de negócios", diz Brad Strock, CIO da PayPal.
No entanto, apenas 29% dos líderes de TI dizem que as suas organizações são eficazes ou muito eficazes na estratégia e planejamento de TI, de acordo com uma pesquisa realizada junto de CIO em 2017 pela Gartner. Ainda menos (23%) classificaram a sua organização como eficaz ou muito eficaz na estratégia e no planejamento do negócio.
"O maior desafio na liderança de TI é se o CIO está a sentir-se confortável com a estratégia de negócios e pode liderar e moldar a discussão em torno disso", diz Nigel Fenwick, vice-presidente e analista principal da Forrester Research. "Os CIO devem ter uma sólida compreensão sobre os factores impulsionadores de negócio para liderar e gerar receita".
Especialistas [em gestão de TI] e CIO concordam que uma estratégia de TI eficaz começa com uma estratégia de negócio conhecedora das TI. Os CIO devem estar intimamente envolvidos na criação desses documentos e outros artefactos capazes de fornecer orientação sobre o que a empresa precisa de fazer, porque precisa de o fazer e como vai conseguir isso.
Só então os líderes de TI poderão construir os seus próprios planos funcionais para suportar a estratégia de negócio. "O plano tem a ver com um entendimento sobre onde fazer investimentos e que recursos a empresa vai precisar, incluindo as pessoas, parceiros, processos e sistemas necessários", diz Fenwick.
Quando bem feito, o planejamento estratégico de TI pode ser uma ferramenta poderosa, preparando a empresa para alcançar objetivos e resultados comerciais importantes. Mas os CIO devem estar dispostos a adotar novas abordagens para o planejamento, que sejam mais orientadas para o negócio, flexíveis e frequentemente revistas. Infelizmente, diz Fenwick, a práticas de planejamento estratégico tendem a evoluir lentamente.
Mas os líderes de TI hoje não têm tempo a desperdiçar e estão a surgir algumas boas práticas para o desenvolvimento de um plano estratégico de TI eficaz atualmente.
Comece pela estratégia de negócios
O planejamento estratégico de TI deve estar firmemente enraizado no plano estratégico de negócios. Se esta é investir na transformação digital, por exemplo, o departamento de TI deve extrapolar o que isso significa para a arquitetura existente, os processos operacionais, competências, procura de fornecedores, governo e cultura.
Para a veterana em operações de TI, Laura Smith, CIO da UnityPoint Health, o plano estratégico de TI para um sistema de saúde de 30 mil funcionários está focado em ajudar a organização a mudar a remuneração, com base na qualidade, em vez do volume de serviço. Como resultado, o seu plano inclui uma agenda para maximizar compensações remuneratórias, transformando a cultura do departamento de TI para suportar a organização de forma mais eficaz e envolvendo clientes e outras partes interessadas mais directamente em mudanças tecnológicas em grande escala.
O melhor plano de TI não é simplesmente um resumo do investimento financeiro necessário ou uma lista de tecnologias para implementar. Em vez disso, é uma avaliação das mudanças exigidas para atingir os objetivos comerciais. "Enquanto as finanças ainda são importantes, o ponto de partida precisa de ser a estratégia de negócios", diz Strock (Paypal). "[Tem de haver] um foco muito mais significativo nas dimensões do negócio e do cliente no plano".
A linha entre as estratégias, comercial e tecnológica, desapareceu, diz CTO Chris Bedi da ServiceNow. "São unas". Fenwick chega ao ponto de sugerir que não deve haver estratégia de TI separada da estratégia de negócio, preferindo levar a componente específica de TI para um plano operacional.
Pensar o processo de planejamento
No início, os líderes de TI devem estabelecer um plano para desenvolver o planejamento. A Gartner aconselha a criação de um processo "claro e exequível" para desenvolver um plano estratégico, utilizando qualquer plano existente ou outro, usado anteriormente, como ponto de partida.
Defina a estratégia rapidamente
Embora o planejamento estratégico de TI seja importante, gastar muito tempo para desenvolvê-lo também pode ser perigoso. "Eu acredito muito na velocidade face à lentidão e perfeição", diz Bedi.
"Não creio que haja um número mágico de semanas, mas a chave é que seja bem pensado, vinculado aos resultados comerciais e evite ser incremental". A Gartner defende o desenvolvimento de planos estratégicos rápidos e focados para prevenir a perda de foco, perda de abrangência ou depreciação de valor e relevância.
Concentre-se no horizonte de médio prazo
As agendas de longo prazo ainda têm o seu lugar, mas perderam preferência, face às mudanças rápidas da tecnologia e negócio. Enquanto os líderes de TI devem garantir que as suas escolhas sejam suficientemente flexíveis para se adaptarem às mudanças de tecnologia de longo prazo, o plano estratégico de TI deve concentrar-se em grande parte no horizonte intermédio, geralmente a 12 a 18 meses.
Também pode seguir abordagens menos granulares, com planos na faixa de dois a três anos, ou cinco e mais anos. "O prazo de mais de cinco anos deve obrigar os responsáveis a pensar sobre o futuro em termos gerais [em vez de focarem-se] em melhorias incrementais", diz Strock.
Seja qual for o período de tempo que os líderes de TI decidam cobrir, devem ter certeza de esclarecer a diferença entre a parte operacional mais táctica do plano, estratégia de médio prazo e objetivos de longo prazo.
Aborde os componentes chave
Um plano de TI eficaz incluirá informações sobre pessoas, contratações, parcerias, mudanças organizacionais e governo necessário para alcançar resultados comerciais. Também pode incluir uma agenda para a carteira de investimentos, prazos, metas e uma discussão de riscos e outras questões.
"Uma estratégia que não é abrangente, carece de objetivos claros e de prazos, não é uma estratégia", critica Bedi. Os líderes de TI, diz, não devem atrasar o plano estratégico de TI se estiverem a ter dificuldades com uma das suas áreas.
"Pode-se sempre fazer uma iteração e preencher uma lacuna específica".
Construa indicadores para o sucesso
Os melhores planos estratégicos de TI incluem medidas de sucesso capazes de servir como indicadores sobre o progresso da organização ao longo do tempo. No mercado atual, orientado para a tecnologia, no entanto, essas métricas devem concentrar-se menos nas incorporações e resultados, que as TI podem ter usado como guias no passado, e mais sobre os impactos comerciais reais.
"Ter indicadores de desempenho chave claros e baseados em resultados é essencial", diz Strock. "É importante garantir uma estreita integração com a estratégia de negócios". Esses indicadores de performance devem ser medidos e divulgados pelo menos mensalmente, embora alguns sejam monitorizados com mais frequência.
"Sem metas mensuráveis definidas e medidas contra para eles, uma estratégia pode tornar-se rapidamente numa série de gráficos vistos uma vez e depois arquivados", avisa Bedi. "Eu acho que a medição ao longo do caminho é fundamental para garantir que alguém esteja a fazer uma monitorização para planear e poder corrigir corretamente, se necessário".
Integre princípios orientadores na visão corporativa
Muitos líderes de TI incluirão um conjunto de princípios orientadores ou outras explicações que determinam a tomada de decisões de TI. Essas ideias devem enquadrar-se na visão corporativa geral, diz Fenwick. Strock chama-lhes pilares estratégicos e fundações. Mas os CIOs devem evitar explicações estafadas ou triviais.
"Muitas vezes, vi declarações de missão para o departamento tão genéricas que são inúteis", recorda Bedi. "Se alguém vai articular uma declaração de objetivos, que a faça para inspirar ação ou fornecer a clareza necessária".
Faça corresponder a frequência de planejamento com a cadência do negócio
A maioria das organizações de TI criará um plano estratégico completo de TI pelo menos uma vez por ano, mas o ambiente de negócio em rápida mudança exige que a maioria atualize as suas abordagens com maior frequência. A melhor regra geral é ajustar a frequência do planejamento de TI para a cadência do negócio.
Para a maioria das empresas, as atualizações trimestrais (no mínimo) farão mais sentido. Os líderes de TI em empresas focadas no consumidor, por exemplo, vão querer fazer mudanças com maior frequência.
"De todas as vezes que o responsável de TI faz uma escolha, pode ter um impacto [no plano]", diz Fenwick. "Por isso, deve reavaliar se os seus pressupostos permanecem válidos. Isso é algo que historicamente não tem sido feito em muitas empresas. "Em última análise, há muito a ganhar com o esforço necessário para criar um plano estratégico de TI bem pensado, mesmo quando ele muda significativamente a cada revisão.
"Às vezes, há mais valor no processo de desenvolver a sua estratégia final do que a estratégia real [em si]", ironiza Bedi. O processo "forçará as equipas de liderança de TI e outras a pensar nos impactos da digitalização num horizonte de tempo mais longo e a responderem a algumas questões difíceis".