Funcionários passam, em média, cerca de metade do expediente realizando tarefas que não têm conexão direta com a estratégia da companhia ou o resultado do negócio
Muitos gestores reclamam de que existe um número cada vez maior de tarefas que tiram a atenção dos funcionários e que, em contrapartida, acabam com a produtividade das equipes. Em outras palavras, as pessoas gastam hoje boa parte do tempo de trabalho com atividades que não impactam em resultados efetivos para os negócios.
Qual o segredo para manter as equipes afastadas das distrações cotidianas?
Sempre - Garanta que cada colaborador saiba as tarefas que devem ser priorizadas. Com base na experiência de consultoria, descobri que os funcionários passam 50% do tempo em que se encontram no escritório realizando "falsos trabalhos", os quais são aqueles sem conexão direta com a estratégia da companhia.
Interações com os colegas _ presenciais ou virtuais, através de redes sociais e chats _ e outras distrações durante o expediente são, na verdade, os sintomas de um problema mais sério: o fato de as pessoas trabalharem sem metas claras e expectativas concretas.
A chave para resolver essa questão é incorporar à rotina organizacional a atividade "traduzir" a estratégia da empresa em tarefas objetivas que devem ser realizadas pelos colaboradores. Além disso, há a necessidade de incentivar o alinhamento entre os membros do próprio departamento, para que criem uma sinergia positiva e atuem sempre com o mesmo foco.
Para alinhar a atuação dos funcionários, no entanto, é preciso que o líder crie um ambiente de trabalho agradável e baseado nas relações de confiança e cooperação, bem como acompanhe os fluxos de trabalho e o desempenho individual de cada um.
Às vezes: O gestor deve marcar encontros individuais e coletivos com sua equipe para reforçar o papel do departamento na estratégia global da empresa. Nessa ocasião, o líder deve esclarecer quais as tarefas menos importantes e que devem ser coadjuvantes no dia a dia da área.
Nunca: O líder nunca deve assumir que a equipe entendeu quais são suas atribuições e deixá-la desamparada e sem monitoramento. É claro que não se pode ignorar comportamentos distraídos, mas o principal é valorizar aqueles funcionários que desempenham com excelência as tarefas principais - até se esses forem os mesmos que passam boa parte do tempo batendo papo com o colega do lado. Resultados práticos são resultados práticos.
Gaylan Nielson é CEO do The Work Itself Group