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Planeje uma reunião melhor com design thinking

"Algumas vezes, quando participo de reuniões, principalmente aquelas em que as pessoas não se mostram comprometidas, calculo o quanto é gasto em tempo dos funcionários. Estimei que uma reunião semanal comum em meu escritório - 50 pessoas sentadas em uma sala de reunião, entediadas e ansiosas - custa cerca de US$177 mil por ano, e certamente este cenário faz-se presente por toda a empresa centenas de vezes por dia. Isso nos esgota e gera cinismo. Tantas reuniões são oportunidades perdidas".

Essas sensações - externadas por uma aspirante ao curso de meeting facilitation que ministramos na Georgetown University - parecem-lhe familiares? Provavelmente, de acordo com estas estatísticas sobre reuniões:

 Empresas realizam mais de três bilhões de reuniões por ano.
 Executivos gastam de 40 a 50% de suas horas de trabalho - ou 23 horas por semana - em reuniões.
 90% dos participantes admitem ficar divagando durante as reuniões.
 73% admitem fazer outras atividades durante as reuniões.
 25% das reuniões são usadas para discutir assuntos irrelevantes.

Ao mesmo tempo, o tipo certo de reunião pode ser fundamental para aprimorar a agenda da equipe ou da empresa. Sendo assim, como é possível garantir que as reuniões que você preside não sejam destrutivas, mas produtivas?

Colocando o design thinking em prática - um conceito popularizado pelo fundador da IDEO, David Kelly e a Stanford d.school -, aplicado primeiramente ao design de objetos físicos, depois a outros produtos, como ferramentas tecnológicas, e, atualmente, a desafios mais complicados em uma ampla variedade de indústrias. A ideia é colocar o "usuário" no cerne da experiência - uma abordagem que também funciona com o design de reuniões.

Comece colocando de lado sua própria expertise e agenda e pensando nas pessoas que serão afetadas pela reunião. Gere empatia para com elas fazendo três perguntas:

1. Quem estará presente e quais suas necessidades?
2. Quem não estará presente mas, ainda assim, será afetado pela reunião e quais suas necessidades?
3. De maneira mais ampla, em qual cultura e ambiente você está atuando e quais são alguns dos desafios e oportunidades mais abrangentes?

Procure, de maneira ativa, pelas pessoas que participarão da reunião ou que por ela serão afetados, e converse com elas - pessoalmente, de preferência. Ainda que você tenha reuniões regulares com o mesmo grupo de pessoas, esses breves encontros pessoais podem ajudar a desenvolver confiança, a trazer à tona problemas escondidos e a assegurar que os participantes sintam-se mais envolvidos.

Depois, elabore um esquema para reunião. Tendo ouvido e observado atentamente, você deve sugerir um objetivo abrangente para a reunião e articular claramente os resultados desejados, que, para serem alcançados, devem estar interligados. Recomendamos que você se questione: caso esta reunião seja um estrondoso sucesso, qual será a consequência em relação ao modo como as pessoas passarão a se sentir, saber e agir? Coloque os resultados desejados em sua agenda para que os envolvidos saibam por que estão participando e possam avaliar juntamente com você se o tempo gasto foi ou não produtivo. De acordo com nossa experiência, as pessoas raramente passam tempo suficiente fazendo essas coisas. As reuniões são frequentemente marcadas sem um objetivo particular em mente - simplesmente para ganhar tempo - e, como consequência, o carro normalmente conduz os bois. Os funcionários se reúnem simplesmente porque acham que devem. Mesmo, e talvez principalmente, rápidas reuniões merecem ter um objetivo evidente e uma clara articulação dos resultados almejados. Isso mantém as pessoas concentradas, fazendo com que sintam que seu tempo está sendo bem empregado.

O terceiro passo é dar à reunião um design criativo. Conhecendo as principais questões a serem abordadas, e qual a feição de uma reunião bem sucedida, deve-se criar a agenda. A tendência das pessoas é, quando muito, preparar as agendas na última hora. Comparamos o design e a execução de reuniões com o aplicativo de navegação Waze: qual a maneira mais rápida, segura e efetiva de se chegar ao seu destino? O primeiro passo, envolver-se completamente com as pessoas, lida com a compreensão de para onde se deseja ir (praia? centro da cidade? montanhas?). O segundo tem a ver com a identificação do destino desejado - seu endereço e localização exatos. O terceiro passo está totalmente relacionado ao caminho. Você deve chegar lá o mais rápido possível? É preciso pegar um desvio? Qual o caminho mais pitoresco? Existem estradas pelas quais você já passou tantas vezes que talvez seja melhor evitar? No que você precisa prestar atenção, quais são os buracos ou congestionamentos existentes em sua equipe?

Essa é a fase em que encorajamos as pessoas a serem "brincalhonas", a colocar a realidade um pouco de lado e passar por cima de suas ideias inicias e mais "adequadas". Como seria para você incutir um pouco de diversão em suas reuniões? Começar e terminar de uma maneira inesperada? Usar filmes, imagens, poesia ou música para despertar ideias? Criar uma oportunidade para compartilhamentos pessoais e relacionamentos? Embora isso tudo possa parecer frívolo, é, na verdade, extremamente importante. Reuniões são oportunidades não apenas para fazer com que as coisas aconteçam, mas também para fomentar uma cultura positiva de equipe.

Por fim, teste seu plano da mesma maneira que um designer de produtos colocaria um protótipo inicial nas mãos do usuário. Em um contexto ligado a reuniões, isso pode ser o compartilhamento do esboço da agenda com os participantes. Suas respostas o ajudarão a conseguir mais empatia, a formular novas perguntas, a ficar ainda mais criativo no design de sua reunião e a aumentar seu potencial para ser bem-sucedido na reunião.

Aqueles que fizeram uso desse processo de design em suas reuniões nos contam que isso teve um impacto substancial tanto na eficácia de tais encontros, como na atitude das pessoas em suas empresas em relação às reuniões. Cada fase possui seus benefícios. A imersão ajuda as pessoas a sentirem que estão sendo ouvidas, assegurando que os líderes das reuniões estejam vinculados aos participantes. Esquematizar leva o líder da reunião a garantir que existam objetivos claros em cada encontro. Usar a imaginação faz com que o design das reuniões seja mais criativo e experimental. Por fim, valer-se do uso de um protótipo - algo tão simples como receber feedback de algumas pessoas acerca de seu plano - faz com que as pessoas sintam-se valorizadas, mais responsabilizadas nas reuniões e mais envolvidas em seus sucessos.

Isso pode parecer algo oneroso para ser realizado em toda reunião mas, com prática, é possível aprender a percorrer esses estágios cada vez mais rapidamente, e então você irá notar que, a longo prazo, este pequeno investimento inicial economiza um tempo considerável. Você terá um número menor de reuniões e aquelas que ocorrerem serão mais produtivas - e até, em alguns casos, divertidas.


Maya Bernstein é consultora independente e atua nas áreas de inovação, liderança e criatividade. Ela é membro do corpo docente do Institute for Transformational Leadership na Georgetown University e codiretora do programa Executive Certificate in Facilitation.

Rae Ringel é presidente do The Ringel Group, uma consultoria de desenvolvimento em liderança especializada em facilitation, coaching e treinamento. Ela é membro do corpo docente do Institute for Transformational Leadership na Georgetown University e codiretora do programa Executive Certificate in Facilitation.

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