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Cinco pontos-chave de extrema importância para o sucesso de um PMO

Planejar e conduzir projetos de TI pode ser algo bastante desafiador, tornando necessária a utilização de uma gestão de projetos madura. O desenvolvimento interno de sistemas, por exemplo, tem se tornado um elemento de competitividade das organizações, ganhando força diante de projetos de outras áreas da companhia e apontando grandes riscos para o negócio.


Ilustração com as letras P M O

A pesquisa CHAOS Report, publicada anualmente pelo StandishGroup, retrata a realidade de projetos de desenvolvimento de software no mercado. Em 2015, o instituto considerou que apenas 29% de todos os projetos conduzidos ao longo do ano obtiveram sucesso, atendendo às exigências "OnTime, OnBudget e com um resultado satisfatório para o cliente".

Dessa forma, a grande dúvida que atinge os CIOs é: como maximizar as chances de seus projetos de TI alcançarem o sucesso?

O PMO na Estrutura Organizacional da TI

O Escritório de Projetos de TI (Project Management Office, PMO) é a melhor forma de garantir a condução dos projetos com alta qualidade e com o uso de metodologias e processos padronizados. Este é responsável por definir o processo de gestão de projetos e garantir que seja executado conforme o desenhado.

É de extrema importância que os projetos sejam entregues no prazo, dentro do orçamento previsto e atendendo às expectativas dos usuários. Nas iniciativas de TI,muitas vezes, é comum uma solução atender às especificações funcionais, mas, por falta de alinhamento e de uma definição das regras de negócio, não alcançar a satisfação do usuário.

Observamos que cada organização possui um conjunto de características próprias que impossibilitam a definição de um modelo único a ser seguido. Porém, é possível elencar alguns pontos-chave, de extrema importância para o sucesso de um PMO:

1. Experiência na equipe

O Escritório de Projetos de TI deve ser composto por profissionais que dominem as técnicas de gerenciamento de projetos. Com o intuito de realizar uma governança das iniciativas com excelência, os envolvidos devem ser bem capacitados nas melhores práticas de mercado e ter experiência com gerenciamento tanto de uma forma geral, como para questões específicas do contexto da organização. Em algumas empresas, por exemplo, pode ser interessante que o PMO tenha experiência em orçamento de TI, enquanto em outras, esse trabalho pode já estar sendo executado por outra área.

2. Apoio executivo

Como dono do processo de gestão de projetos, é importante que o PMO tenha o patrocínio da alta gestão. Esse é o ponto de partida para a adoção dos métodos por toda organização e para que os clientes/usuários possam entender a importância do Escritório de Projetos. Se o time executivo enxerga o PMO com prioridade, se torna muito mais viável o seu estabelecimento como um núcleo estratégico para a companhia.

3. Alta visibilidade

O PMO deve ter uma visibilidade significativa na TI. Todo o departamento precisa enxergar que o Escritório de Projetos é uma área presente e ativa, sendo referência para todos os assuntos e atividades relacionados ao gerenciamento de projetos. É necessário que as equipes entendam que todos os projetos passam por essa área e que ela está preparada para lidar com todas as tarefas relacionadas.

4. Processos, políticas e modelos bem definidos

Possuir documentações, modelos e políticas que definam como a gestão de projetos deve ser conduzida e como as informações devem ser distribuídas e armazenadas é necessário para o sucesso do PMO. Com todos os controles definidos, a TI será capaz de identificar fatores de sucesso, apontar como eles foram alcançados e trabalhar nas práticas mais aderentes às características da organização para iniciativas futuras.

5. Autoridade

Por fim, o PMO deve possuir a autoridade devida, seja na condução de projetos - tomando decisões-chave e realizando ações necessárias - seja no acompanhamento de iniciativas que busquem cobrar os devidos resultados e realizar auditorias, garantindo, assim, o nível esperado de qualidade. Isso é importante principalmente pelas decisões e por ser capaz de delegar responsabilidades aos demais times. Por conseguinte, será possível garantir que as tarefas de projetos críticos ocorram sem impedimentos e no tempo planejado.

Com inúmeros projetos em curso, os CIOs precisam se sentir confiantes de que suas equipes estão com as iniciativas de TI sob controle, tanto em termos de escopo do projeto, orçamento e priorização, como no atendimento às expectativas dos usuários/clientes. Por meio das características apresentadas acima, um PMO bem planejado, que seja implementado respeitando o contexto organizacional e patrocinado pela alta gestão, é o caminho mais indicado para gerenciar projetos, gerando resultados satisfatórios para organização.

Referências bibliográficas

- ESI INTERNATIONAL. Global State of PMO.
- MCKINSEY. Delivering-large scale IT projects on time, on budget, and on value.
- PMI. Pulse of the Profession.
- PROJECTSMART. The three different types of Project Management Offices.

(*) Érika Caldas é Engenheira de Produção pelo CEFET (RJ) e consultora na Bridge Consulting, responsável por projetos de transformação digital. Atualmente, atua na implantação de Lojas do Futuro para clientes varejistas. E Pedro Henrique é Engenheiro de Computação e Informação pela UFRJ e consultor na Bridge Consulting, responsável por iniciativas de Gestão de Portfólio de Projetos. Atualmente, atua na operação de Escritório de Projetos para clientes varejistas.

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